İhalelerde Aşırı Düşük Savunma Dosyasının Hazırlanması
İhalelerde aşırı düşük savunma dosyası, istekliler tarafından verilen ve aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerin geçerliliğini kanıtlamak, ihale konusu işin teklif edilen fiyatla gerçekleştirilebileceğini kanıtlamak için hazırlanır.
Aşırı düşük tekliflerde savunma dosyası, teklifin neden geçerli olduğunu açıklayan belgeler ve açıklamalar içermelidir. Dosyada maliyet hesaplarının doğruluğu, piyasa fiyatlarıyla uyumluluğu ve tedarik stratejileri gibi detaylar yer almalıdır. Verilen teklifin gerçekçi fiyatlar ile tespit edildiğinin ortaya konulması gerekmektedir.
Aşırı düşük tekliflere ilişkin ilke ve kurallar kamu ihale mevzuatında düzenlenmiştir. Konuya ilişkin esas düzenleme 4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesinde yapılmıştır. Bununla birlikte anılan kanun maddesinde yer verilen hükümlere paralel düzenlemeler ihale uygulama yönetmelikleri ile Kamu İhale Genel Tebliğinde yer almaktadır.
Sınır değerin altında kalan tekliflerin nasıl değerlendirileceği, yaklaşık maliyet ve eşik değer ilişkisine bağlı olarak ihale dokümanında belirtilen yönteme göre yapılmakta olup, yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısına eşit veya üzerinde olan ihalelerde açıklama istenmesi zorunludur. Diğer hallerde idarenin tercihine bağlıdır.
Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri için ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla aşağıdaki iki seçenekten biri kullanılır. Bunlar;
- Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden açıklama istenmesi.
- Sınır değerin altındaki teklifler açıklama istenmeksizin reddedilmesi.
Aşırı düşük teklif çalışmaları ise temelde iki aşamadan oluşmaktadır. Bunlar;
- Aşırı düşük teklif sorgulaması öngörülen ihalelerde yaklaşık maliyetin hesaplanması aşamasında yapılacak işlemlerin belirlenmesi,
- İhale komisyonunca, yaklaşık maliyet hesaplaması sırasında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenerek, bunlarla ilişkili olarak analiz girdilerinin belirlenmesidir.
Aşırı düşük tekliflerin açıklanması sürecinde isteklilerden hangi bilgi ve belgeler talep edilir, bu süreç nasıl işler?
Aşırı düşük tekliflerin açıklanması sürecinde isteklilerden talep edilen bilgi ve belgeler ile bu sürecin işleyişi, ihale türüne (mal alımı, hizmet alımı veya yapım işi) göre farklılık göstermektedir.
Genel Süreç:
1.Aşırı düşük teklifin tespiti: Sınır değerin hesaplanması tüm yapım işlerinde zorunlu olup, İhale komisyonu, verilen teklifleri değerlendirdikten sonra teklif fiyatı sınır değerin altında olan (hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerinde) veya diğer tekliflere/yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olan (mal alımı ihalelerinde) teklifleri tespit eder.
2.Açıklama (savunma dosyası) talebi: İhale komisyonu, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlerle ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. Aşırı düşük teklife yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. İsteklilere açıklama sunmaları için alım türüne göre uygun bir süre verilir. Yapım işleri ihalelerinde isteklilere en az 5 iş günü süre verilir.
Yapım İşleri İhalelerinde Açıklama Süreci ve İstenen Bilgi/Belgeler:
Aşırı düşük sorgu sürecinde idareler ve ihale komisyonlarınca yapılacak işlemler ihale mevzuatında açık bir şekilde tariflenmiştir. Komisyonlara, her ihale için ayrı ayrı değerlendirme süreci işletilmesine imkan tanıyan bir yetki tanınmamıştır.
- Sınır değerin altında kalan teklif sahiplerinden, yaklaşık maliyetin %80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu, idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi”ni kullanarak bu iş kalemlerini/gruplarını belirler.
- İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmez. Bu belgeler, sadece teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden, tekliflerinin önemli bileşenleriyle ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla istenir.
- Açıklama istenen iş kalemlerinin/gruplarının birim fiyatlarına ilişkin, ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizler sunulmalıdır. Bu analizlerde, analiz girdilerinin toplam tutarının asgari %10’u oranında yüklenici kârı ve genel gider öngörülmesi zorunludur.
- Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmez.
- İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde, açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil olmak üzere analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir. Ancak, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olan analiz girdileri için açıklama yapılması istenmez. İşçilik girdisi, bu oranın altında olsa dahi açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.
- Analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler sunulmalıdır:
- Yüklenici dışında üçüncü kişilerce imal edilen ve esaslı başka bir işçilik veya malzeme katkısı yapılmaksızın yapıya monte edilen iş kalemlerinin üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklanması durumunda, bu iş kalemlerine ilişkin analiz sunulması zorunlu değildir.
- İstekliler, iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatlarını veya bu fiyatlardan daha yüksek fiyatları teklif etmeleri ve söz konusu iş kalemleri/grupları için hangi kamu kurum ve kuruluşunun birim fiyatını kullandıklarını, birim fiyat poz numarasını da yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları durumunda analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Aynı durum, kamu kurum ve kuruluşlarının “kar ve genel gider hariç birim fiyatlarını” kullanıp kendi belirledikleri “kar ve genel gider” tutarını listeleyerek sunmaları halinde de geçerlidir