İhalelerde aşırı düşük savunma dosyası, istekliler tarafından verilen ve aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerin geçerliliğini kanıtlamak, ihale konusu işin teklif edilen fiyatla gerçekleştirilebileceğini kanıtlamak için hazırlanır.

Aşırı düşük tekliflerde savunma dosyası, teklifin neden geçerli olduğunu açıklayan belgeler ve açıklamalar içermelidir. Dosyada maliyet hesaplarının doğruluğu, piyasa fiyatlarıyla uyumluluğu ve tedarik stratejileri gibi detaylar yer almalıdır. Verilen teklifin gerçekçi fiyatlar ile tespit edildiğinin ortaya konulması gerekmektedir.

Aşırı düşük tekliflere ilişkin ilke ve kurallar kamu ihale mevzuatında düzenlenmiştir. Konuya ilişkin esas düzenleme 4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesinde yapılmıştır. Bununla birlikte anılan kanun maddesinde yer verilen hükümlere paralel düzenlemeler ihale uygulama yönetmelikleri ile Kamu İhale Genel Tebliğinde yer almaktadır.

Sınır değerin altında kalan tekliflerin nasıl değerlendirileceği, yaklaşık maliyet ve eşik değer ilişkisine bağlı olarak ihale dokümanında belirtilen yönteme göre yapılmakta olup, yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısına eşit veya üzerinde olan ihalelerde açıklama istenmesi zorunludur. Diğer hallerde idarenin tercihine bağlıdır.

Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri için ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla aşağıdaki iki seçenekten biri kullanılır. Bunlar;

1. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden açıklama istenmesi.
2. Sınır değerin altındaki teklifler açıklama istenmeksizin reddedilmesi.

Aşırı düşük teklif çalışmaları ise temelde iki aşamadan oluşmaktadır. Bunlar;

1. Aşırı düşük teklif sorgulaması öngörülen ihalelerde yaklaşık maliyetin hesaplanması aşamasında yapılacak işlemlerin belirlenmesi,
2. İhale komisyonunca, yaklaşık maliyet hesaplaması sırasında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenerek, bunlarla ilişkili olarak analiz girdilerinin belirlenmesidir.

Aşırı düşük tekliflerin açıklanması sürecinde isteklilerden hangi bilgi ve belgeler talep edilir, bu süreç nasıl işler?

Aşırı düşük tekliflerin açıklanması sürecinde isteklilerden talep edilen bilgi ve belgeler ile bu sürecin işleyişi, ihale türüne (mal alımı, hizmet alımı veya yapım işi) göre farklılık göstermektedir.

Genel Süreç:

1.Aşırı düşük teklifin tespiti: Sınır değerin hesaplanması tüm yapım işlerinde zorunlu olup, İhale komisyonu, verilen teklifleri değerlendirdikten sonra teklif fiyatı sınır değerin altında olan (hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerinde) veya diğer tekliflere/yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olan (mal alımı ihalelerinde) teklifleri tespit eder.

2.Açıklama (savunma dosyası) talebi: İhale komisyonu, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlerle ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. Aşırı düşük teklife yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. İsteklilere açıklama sunmaları için alım türüne göre uygun bir süre verilir. Yapım işleri ihalelerinde isteklilere en az 5 iş günü süre verilir.

Yapım İşleri İhalelerinde Açıklama Süreci ve İstenen Bilgi/Belgeler:

Aşırı düşük sorgu sürecinde idareler ve ihale komisyonlarınca yapılacak işlemler ihale mevzuatında açık bir şekilde tariflenmiştir. Komisyonlara, her ihale için ayrı ayrı değerlendirme süreci işletilmesine imkan tanıyan bir yetki tanınmamıştır.

• Sınır değerin altında kalan teklif sahiplerinden, yaklaşık maliyetin %80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu, idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi”ni kullanarak bu iş kalemlerini/gruplarını belirler.
• İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmez. Bu belgeler, sadece teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden, tekliflerinin önemli bileşenleriyle ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla istenir.
• Açıklama istenen iş kalemlerinin/gruplarının birim fiyatlarına ilişkin, ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizler sunulmalıdır. Bu analizlerde, analiz girdilerinin toplam tutarının asgari %10’u oranında yüklenici kârı ve genel gider öngörülmesi zorunludur.
• Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmez.
• İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde, açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil olmak üzere analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir. Ancak, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olan analiz girdileri için açıklama yapılması istenmez. İşçilik girdisi, bu oranın altında olsa dahi açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.
• Analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler sunulmalıdır:
• Yüklenici dışında üçüncü kişilerce imal edilen ve esaslı başka bir işçilik veya malzeme katkısı yapılmaksızın yapıya monte edilen iş kalemlerinin üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklanması durumunda, bu iş kalemlerine ilişkin analiz sunulması zorunlu değildir.
• İstekliler, iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatlarını veya bu fiyatlardan daha yüksek fiyatları teklif etmeleri ve söz konusu iş kalemleri/grupları için hangi kamu kurum ve kuruluşunun birim fiyatını kullandıklarını, birim fiyat poz numarasını da yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları durumunda analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Aynı durum, kamu kurum ve kuruluşlarının “kar ve genel gider hariç birim fiyatlarını” kullanıp kendi belirledikleri “kar ve genel gider” tutarını listeleyerek sunmaları halinde de geçerlidir

The post Aşırı düşük tekliflerin açıklanması sürecinde isteklilerden hangi bilgi ve belgeler talep edilir, bu süreç nasıl işler? first appeared on Tarsus Evden Eve Nakliyat – Kurumsal NAKLİYAT ®.

Aşırı düşük teklif, İhale komisyonu tarafından verilen tekliflerin değerlendirmesi yapıldıktan sonra, teklif fiyatı hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerinde hesaplanan sınır değerin altında olan, mal alımı ihalelerinde ise verilen tekliflerden diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olduğu ihale komisyonunca karar verilen teklifi ifade etmektedir. Sınır değerin altındaki tekliflerin idare tarafından ihale dokümanı kapsamında talep edilmesi durumunda aşırı düşük teklif açıklama dosyalarının hazırlanması gerekmektedir.

Aşırı düşük teklifler ile ilgili esas düzenleme 4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesinde yapılmıştır. Bununla birlikte anılan kanun maddesinde yer verilen hükümlere paralel düzenlemeler ihale uygulama yönetmelikleri ile Kamu İhale Genel Tebliğinde yapılmıştır.

Aşağıdaki düzenlemelerden de görüleceği üzere istekli tarafından sunulan bir teklifin aşırı düşük teklif olmasını etkileyen bir çok etken bulunmaktadır. Bunlar kısaca yaklaşık maliyet, verilen tüm teklifler, yapım ve hizmet alımı ihalelerinde sınır değer katsayısıdır.

Aşırı düşük tekliflerin alım türüne farklı olması, idareler tarafından yapılması gereken işlemlerin fazla olması hususları ile istekli firmalarıyöntem ve detaylarının fazlalığı hususu birlikte göz önünde bulundurulduğunda, hem kamu idarelerinin hem de özel sektör firmalarının bu konuda profesyonel destek almaları önem kazanmaktadır. Konu ile ilgili Kamu İhale Kurul kararları incelendiğinde çok sayıdaki kurul kararında idarelerin eksik işlemleri nedeniyle aşırı düşük tekliflerin açıklama süreçlerinin yenilenmesi gerektiği veya isteklinin açıklanabilecek savunmalarının mevzuat uygunsuzlukları nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmektedir.

Özellikle yayımlanarak, 15/06/2024 tarihinde yürürlüğe giren değişiklikler sonrasında aşırı düşük tekliflerin açıklanması hususu ayrı bir öneme sahip olmuştur.

Buna göre;

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 38’inci maddesi

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 38’inci maddesinde aşağıdaki hükümlere yer verilmiştir.
İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Anılan kanun maddesinde ayrıca, “Kamu İhale Kurumu, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” Hükümlerine yer verilmiştir.

Bu hükümlerden anlaşılacağı üzere aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi ihale komisyonu tarafından Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde yapılması gerekmektedir.

Yapım işleri ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesi

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Sınır değer ve aşırı düşük” başlıklı60’ıncı maddesinde aşağıdaki düzenlemelere yer verilmiştir.

(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.
(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Yapım yönteminin ekonomik olması,;
2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
3) Teklif edilen işin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

b) Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir.

(3) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin üçte birine (Değişik ibare: 18/05/2024-32550 R.G./27. md., yürürlük: 15/06/2024) yarısına eşit veya bu değerin üzerinde olan ihalelerde, ikinci fıkranın (a) bendinin kullanılması zorunludur.

(4) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin üçte birine (Değişik ibare: 18/05/2024-32550 R.G./27. md., yürürlük: 15/06/2024) yarısına kadar olan ihalelerde ikinci fıkranın (a) veya (b) bendindeki seçeneklerden birisinin kullanılması zorunludur.

(5) Kurum tarafından yayımlanan aşırı düşük teklif açıklama istenilmeksizin reddedilecek tekliflere ilişkin alımlar listesinde yer alan işlerin ihalelerinde ikinci fıkranın (b) bendinin kullanılması zorunludur.

Bu düzenlemelerden anlaşılacağı üzere yapım işlerinin tamamında Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen yönteme göre sınır değerin hesaplanması zorunludur.

Sınır değer hesaplandıktan sonra, sınır değerin altında kalan ve aşırı düşük teklif olarak nitelendirilen tekliflerin nasıl değerlendirileceğinin ise yaklaşık maliyet ile yapım işleri ihalelerine ait eşik değerin ilişkilendirmesine bağlı olarak ihale dokümanında yer verilen yönteme göre yapılması gerekmektedir.

Yapım işleri ihalelerinde sınır değer tespiti

Sınır değer, aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla Kamu İhale Genel Tebliğinde açıklanan esaslar çerçevesinde idarece hesaplanan değeri ifade etmektedir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin BİRİNCİ BÖLÜM Yapım İşi İhalelerine İlişkin Özel Hususlar kısmında “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 45’inci maddesinde hesaplama yöntemine yer verilmiştir.

45.1.1Yapım işleri ihalelerinde, 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca ilk oturumda teklif mektubu ve geçici teminatını usulüne uygun sunan geçerli teklifler tespit edildikten sonra;

Yaklaşık maliyetin % 120’sinin üzerindeki ve % 40’ının altındaki teklifler dikkate alınmaksızın, geçerli tekliflerin aritmetik ortalaması ve standart sapması hesaplanır.

T_ort1        : Geçerli tekliflerin (T_n) aritmetik ortalaması (T_ort1 = )

σ            : Geçerli tekliflerin standart sapması (σ = √((∑▒(T_n-T_ort1 )^2 )/((n-1) )))

Aritmetik ortalamadan standart sapma çıkartılır ve eklenir.
Tort1- σ
Tort1+ σ
Aritmetik ortalama değerinin standart sapma kadar aşağısı ve standart sapma kadar yukarısı arasında kalan bölgede yer alan tekliflerin tekrar ortalaması alınmak suretiyle, ikinci aritmetik ortalama bulunur.
Ti : Standart sapma aralığında kalan teklifler : { Ti: (Tort1- σ ≤ Ti ≤ Tort1+ σ)}
Tort2 : Standart sapma aralığında kalan tekliflerin (Ti) aritmetik ortalaması (Tort2= (∑▒T_i )/n)
Hesaplanan ikinci aritmetik ortalama yaklaşık maliyete bölünmek suretiyle (C) değeri elde edilir.
C : Tort2/YM
(C) değeri aşağıdaki eşitliklerin ilgili olanında yerine konularak (K) değeri bulunur.
C < 0,60 → K=C
0,60 ≤ C ≤ 1,00 → K=((3,2 C-C^2-0,6))/((C+1) )
C > 1,00 → K=(〖(C〗^(2 )-0,8 C+1,4))/((C+1) )
Sınır değer aşağıdaki eşitlikten bulunur:
SD (Sınır değer) = (K×T_ort2)/(C×N)

45.1.1.1. Sınır değer eşitliğinde yer alan (N), “sınır değer katsayısı”nı temsil etmekte olup bu katsayı, 11/06/2011 tarihli ve 27961 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Yapım İşlerinde Benzer İş Grupları Tebliği”nde yer alan “B-Üstyapı (Bina) İşleri”, “C-Sıhhi Tesisat ve Mekanik Tesisat İşleri”, “D-Elektrik İşleri”, “E-Elektronik ve İletişim İşleri” grubundaki yapım işleri ile bu işlerle ilgili tamamlama, onarım, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işlerinde (1,00), diğer yapım işlerinde (1,20)’dir. İhale konusu yapım işinin kapsamında farklı katsayılara tabi iş kısımlarının bulunması durumunda; sınır değer katsayısı, söz konusu kısımlardan toplam yaklaşık maliyeti içindeki ağırlık oranı en fazla olana göre belirlenir.

45.1.1.2. Gerekli görülmesi durumunda, (45.1.1.1.) maddesi uyarınca belirlenen sınır değer katsayıları yerine, işin niteliğine göre;

a) Mevzuatı uyarınca kendisine yapım işi yaptırma yetkisi verilen bakanlıklar tarafından, bakanlık merkez ve taşra teşkilatı ile bağlı, ilgili veya ilişkili olan idareleri için,

b) Çevre ve Şehircilik Bakanlığı tarafından, (a) bendinde sayılan idareler dışındaki idareler için,

(1,00)’den küçük, (1,20)’den büyük olmamak üzere (N) sınır değer katsayıları belirlenebilir. Ayrıca Bakanlıklar tarafından ön proje üzerinden ihalesi yapılacak olan üst yapı işleri için (0,90)’dan küçük, (1,10)’dan büyük olmamak kaydıyla farklı katsayılar belirlenmesi de mümkündür. Belirlenen katsayılar, Resmî Gazete’de ilan edilir.

45.1.1.3. İhalede uygulanacak sınır değer katsayısı, ihale ilanı ile idari şartnamenin “Diğer hususlar” başlıklı bölümünde belirtilir.

45.1.1.4. Yaklaşık maliyetin % 120’sinin üzerinde ve % 40’ının altındaki teklifler dışında tek geçerli teklif bulunması durumunda; “T_ort2” değeri tek geçerli teklife eşittir. Yaklaşık maliyetin % 40-% 120 aralığında geçerli teklif bulunmaması durumunda; sınır değer yaklaşık maliyetin % 40’ıdır.

(45.1.1.) maddesine göre yapılan hesaplama sonucunda sınır değerin yaklaşık maliyetin % 40’ının altında çıkması durumunda sınır değer yaklaşık maliyetin % 40’ı olarak belirlenir.

Sınır değer hesaplanmasında idarelerin faydalanmasına yönelik olarak hazırlanan “Yapım işlerinde sınır değer hesaplama aracı” programına Kurumun EKAPinternet sayfasından erişilebileceği gibi Hakediş.org web sayfasında yer alan ihale araçları sekmesinden de  ulaşılabilir.

45.1.1.5. Bu madde kapsamında sınır değer hesaplanmasında, 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca ilk oturumda teklif mektubu ve geçici teminatını usulüne uygun sunan isteklilerin teklifleri “geçerli teklif” olarak dikkate alınacaktır.

Özetlemek gerekirse yapım işlerinde teklif mektubu ve geçici teminatı uygun olan ve teklifi yaklaşık maliyetin % 40-% 120 aralığında olan isteklilerin tekliflerinin aritmetik ortalaması ile standart sapma hesaplamaları çerçevesinde, (N), sınır değer katsayısı ve C (T_ort2/YM) değeri dikkate alınarak hesaplanmaktadır.

Buna göre yapım işlerinde sınır değer hesabında aşağıdaki değerler dikkate alınmaktadır.

1. Yaklaşık maliyet tutarı
2. Teklifi geçerli istekliler tarafından sunulan teklif tutarları
3. N sınır değer katsayısı
4. C (T_ort2/YM) değeri

The post Aşırı Düşük Teklif Açıklama Dosyalarının Hazırlanması first appeared on Tarsus Evden Eve Nakliyat – Kurumsal NAKLİYAT ®.